O sistema de aquisições públicas contempla um conjunto de disposições e mecanismos que pretendem garantir que o que se procura satisfaz eficazmente as necessidades da organização e que os compromissos de entrega serão respeitados.
No primeiro caso a garantia é dada pela correcta formulação das especificações técnicas do produto pretendido; no segundo pela correcta análise prévia das capacidades técnicas, comerciais, financeiras e administrativas dos Concorrentes.
São disso exemplo:
- Especificação de requisitos – O Guia de Boas-Práticas “Especificação de Requisitos” é um auxiliar na definição de requisitos de um produto que se pretenda adquirir, sistematizando e normalizando o processo de especificação.
- Concurso Público em Duas Fases – A primeira fase deste concurso constitui-se como um mecanismo que a legislação do Sistema de Aquisições Públicas criou para identificar as soluções (especificações técnicas) mais avançadas ou mais adequadas às necessidades formuladas. É a partir da informação recolhida na primeira fase que se elabora o Caderno de Encargos e se lança a segunda fase do concurso, que envolve a recepção de propostas, a avaliação de mérito e a seriação dos concorrentes.
- Avaliação do mérito das propostas concorrentes – Os modelos de avaliação são a ferramenta fundamental na apreciação de mérito das propostas uma vez que reflectem com rigor as especificações previamente definidas e sobre elas aplicam as escalas e as regras de valoração.
- Avaliação da capacidade dos fornecedores – Os modelos de avaliação para além de atenderem a elegibilidade, isto é, verificar se o fornecedor reúne as condições legais para concorrer a um fornecimento público, dedicam especial atenção à aceitabilidade, isto é, análise e avaliação da capacidade e sustentabilidade para assegurar o fornecimento.
- Pré-qualificação de fornecedores – aplica-se quando seja necessário avaliar previamente as capacidades técnicas, comerciais, financeiras e administrativas dos Concorrentes, sempre que os bens ou serviços a fornecer revistam um carácter especialmente complexo, exijam uma técnica particular, ou seja muito elevado o montante envolvido (artigo 80º do Regulamento da Lei das Aquisições Públicas).
- Pós-qualificação – visa determinar se o concorrente tem condições para a execução do contrato, devendo verificar, nomeadamente, os aspectos relacionados com a capacidade técnica, financeira e de disponibilidade de recursos humanos e materiais adequados. (artigo 102º do Regulamento).